Gastreferenten - Wissen für Ihre Teilnehmer

Gastredner buchen - die folgenden Dinge sollten Sie bedenken

Wer einen Gastredner für eine Veranstaltung engagiert, macht sich im Vorhinein Gedanken darüber, welchen Stil dieser Speaker pflegt. Der anschließende Text bietet eine Übersicht über wesentliche Aspekte bei der Buchung eines externen Referenten für eine Veranstaltung. Nicht jeder ausgezeichnete Gastredner, so kompetent er auch ist, ist automatisch für jedes Event passend. Z. B. ist jemand, der üblicherweise Fach-Workshops in technischen Berufen hält, als Gastredner bei einem Firmenjubiläum gewiss nicht in seinem Element. Deshalb hat das Team von redner.org in den folgenden Absätzen eine Menge Informationen für die richtige Wahl und den späteren Buchungsprozess zusammengetragen.

1. Was kostet ein Redner?Wenn Sie vor der Veranstaltung das Budget planen, müssen Sie wissen, wie viel der Gastredner kostet. Speaker*innen, die noch nicht so bekannte sind, können Sie schon für ca. 1.500 € engagieren. Bekanntere oder gar prominente Referenten und Referentinnen rufen Vortragshonorare über 20.000 Euro auf. Es gibt auch Keynote-Speaker, die sechsstellige Summen fordern. Naturgemäß kommt es auf die Zielsetzung der Unternehmensveranstaltung an, die darüber entscheidet wie groß das Budget ist und welchen Redner man sich leisten möchte oder kann. Je nachdem welchen Event Sie organisieren, wird das Budget entsprechend hoch oder in einem überschaubaren Rahmen sein. Dies wird auch die Wahl des Gastredners beeinflussen. Ihr Wunsch-Gastredner freut sich über Ihre Kontaktaufnahme und wird Ihnen sicher sein exaktes Honorar bekanntgeben.
2. Die Vortragsunterlagen - die Zuhörer benötigen eine Hilfe sich zu erinnernBei einer Präsentation schätzen es die Zuhörer, wenn sie die zentralen Aussagen der Rede als PDF oder schriftlich ausgehändigt bekommen und so später noch einmal nachlesen können. Sie müssen den Speaker nur darum bitten, in aller Regel hat er das Material für die Teilnehmer vorbereitet. Falls Sie als Auftraggeber individualisierte Materialien wünschen, z. B. mit Ihrem Corporate Design, stellen dies manche Referenten und Referentinnen auf Anfrage zur Verfügung. So wird den Teilnehmern noch zusätzlich ein besonderer Zusatznutzen geboten.
3. Der Engagementvertrag - wie ausführlich sollte er formuliert sein?Eventverantwortliche sollten daran interessiert sein, wie der Vertragsvorschlag des Redners gestaltet ist. Welche Stornobedingungen sind enthalten? Die Stornierung ist manchmal von beiden Seiten möglich. Hat sich der Redner ein Rücktrittsrecht vorbehalten, etwa bei Gelegenheiten, im Fernsehen aufzutreten? So eine Bestimmung fügen eine große Anzahl prominente Persönlichkeiten in ihre Standardverträge ein. Zu klären ist außerdem, wer sich im Fall einer Erkrankung des Keynote-Speakers um eine Lösung bemüht. Der Keynote-Speaker selbst oder der Organisator? In Konzernen tut sich der Einkauf oft schwer, Dienstleistungen angemessen zu bestellen. Da ist ein für diesen Anlass entworfener Engagementvertrag des Referenten zu bevorzugen.
   Vortragsverträge mit Agenturen sind gelegentlich etwas unklar gestaltet und lassen offen, wer im Detail die Vertragspartner sind. 1. Variante: die Redneragentur vertritt den Keynote-Speaker und handelt in seinem Namen und für seine Rechnung. Der Redner ist Ihr Vertragspartner. Sie zahlen das Honorar an den Gastredner, die Agentur erhält von ihm eine Vermittlungsprovision. 2. Variante: der Vertrag wird mit der Agentur geschlossen, die den Vortragenden engagiert und mit einem Aufschlag an Sie verkauft. Die Agentur verkauft den Referenten zu einem höheren Preis, als sie ihn gebucht hat. Weil sie im Fall eines Streits nicht haftbar gemacht werden möchten, lassen manche Redneragenturen durch schwammige Formulierungen wissentlich offen, welche der Gestaltungsmöglichkeiten gewählt wurde. Auf jeden Fall sollte der Engagementvertrag zur Buchung des Referenten im Vorhinein im Detail gelesen werden.
4. Das Buch eines Redners - eine passende Erinnerung an das EventFragen Sie den Keynote-Speaker, welche Mehrkosten das erfordert. Für die Teilnehmer einer Veranstaltung ist es eine schöne Erinnerung, ein signiertes Buch von dem jeweiligen Gastreferenten als Geschenk zu erhalten. Die Gäste werden diese die Rede ergänzende Lektüre sehr zu schätzen wissen.
5. Vortragsstil oder Inhalt der Rede - auf was muss ich achten?Von der Art Ihres Events und der Zielsetzung hängt ab, ob Sie eher einen bewegenden oder einen inhaltsgetriebenen Vortrag einplanen sollten. Sofern es Ihnen um Abwechslung und Unterhaltung geht, ist der Vortragsstil bedeutsamer als bloße Fachkompetenz. Die meisten Speaker stehen entweder für eine tolle Performance oder für neue und einzigartige Inhalte. Die Leistung eines Gastredners oder einer Gastrednerin kann in frischen Ideen zu einem Fachthema, aber auch in unterhaltsamer Auflockerung oder Abwechslung bestehen.
6. Der zeitliche Rahmen - den Zeitplan im Blick behaltenEs ist wichtig zu wissen, wie lange der Redner sprechen kann und möchte. Die Dauer seiner Rede soll zu dem von Ihnen vorgegebenen Zeitfenster passen. Es gibt kurze Reden unter 25 Minuten, die man beispielsweise zur Eröffnung einsetzt, doch einige wenige Speaker*innen können ein Themengebiet auch über mehrere Stunden (in Blöcken und mit Pausen) behandeln. Wahrscheinlich wird der Keynote-Speaker bestrebt sein, Ihr Zeitbudget nicht zu überschreiten. Jedoch bestehen hierbei Einschränkungen, da der Inhalt unter einer Verknappung leiden wird. Wählen für Dauer des Vortrags einen geeigneten Kompromiss mit dem Redner.
7. Das Demovideo eines Gastreferenten oder einer Gastreferentin gibt AuskunftVerschaffen Sie sich, wenn es Ihnen möglich ist, vorher einen Eindruck von dem Gastreferenten, indem Sie im besten Fall eine seiner Veranstaltungen besuchen oder sich das Demovideo auf seiner Internetseite anschauen. Erkundigen Sie sich bei dem Speaker, ob Sie bei einer seiner kommenden Veranstaltungen einmal als Besucher dabei sein dürfen. Falls der Besuch eines Vortrags nicht machbar ist oder zu viel Aufwand für Sie machen würde, gibt sein Demovideo stellvertretend einen interessanten Einblick. Nützlich sind hierbei die Demovideos der Vortragsredner auf redner.org, die Sie von annähernd allen Gastreferent*innen vorfinden können.
8. Wie steht es um die Verfügbarkeit beliebter Speaker*innen?Um sicherzustellen, dass der Vortragsredner auch zu dem Termin Ihrer Veranstaltung buchbar ist, sollten Sie möglichst zeitig mit der Suche nach einem Gastredner beginnen. Es existieren einige Monate, in denen professionelle Redner und Rednerinnen beinahe ausgebucht sind. Bei einer Veranstaltung ist es in der Regel so, dass die Referenten schon etliche Monate bis hin zu zwei Jahren im Voraus gebucht sind. Nehmen Sie gerne Kontakt mit dem Anbieter auf und erkundigen Sie sich nach Ihrem Wunschtermin.
9. Passt ein Gastredner seinen Vortrag an die Veranstaltung an?Manche Keynote-Speaker passen ihre Präsentationen an die Veranstaltung an, andere nicht. Das Publikum weiß es meistens zu schätzen, wenn es erkennt, dass die Rede eigens für es entworfen wurde. Weiß der Redner überhaupt, für wen er gerade spricht? In den Briefings mit dem Referenten sollten Sie ihn bitten, doch an einigen Stellen auf Ihr Publikum einzugehen. Hierfür sollte der Gastredner ein ausgeprägtes Verständnis haben, mit wem er es im Publikum zu tun hat und was durch das Event erreicht werden soll.
10. Den Gastreferenten bei einem Vortrag live ansehenEin Demovideo ist eine gute Möglichkeit, sich ein erstes Bild vom Gastreferenten zu verschaffen. Doch sollte man die Option ergreifen, den Referenten auch einmal live zu erleben. Vielleicht ergibt sich die Option, ihn oder sie einmal bei einer Rede in Ihrer Nähe zu sehen und zu erleben, wie der Vortrag bei den Teilnehmern wirkt und wie interessant oder unterhaltsam man ihn selbst aus der Perspektive des Zuhörenden findet.
11. Die Kundenstimmen eines Vortragsredners oder einer Vortragsrednerin - wie zufrieden waren die bisherigen Auftraggeber?Es ist bestimmt eine hervorragende Idee, vor der Verpflichtung eines Referenten einmal einen Blick auf seine Kundenbewertungen zu werfen. Viele Redner können auf eine lange Liste an Kundenbewertungen und Referenzen zurückblicken. Dementsprechend finden Sie viele Kundenbewertungen auf den Websites der Gastredner, die etwas darüber aussagen, wie glücklich die Kunden mit der Leistung des Gastredners waren. Neue Kunden kommen oft aufgrund von persönlichen Empfehlungen. Mitarbeiter oder Freunde haben den Redner schon einmal auf einem Event gesehen und wollen ihn jetzt für ihre eigene Firma oder ihren Event beauftragen. Die meisten Vortragsredner*innen sind voll des Dankes, wenn Sie ihnen im Nachgang einer Veranstaltung ebenfalls eine Referenz einsenden - denn jede Stimme eines Auftraggebers ist ein relevantes Feedback für den Vortragsredner.
12. Einen Redner direkt anfragen oder Agentur?Ein positiver Aspekt bei einer Agentur ist, dass sie über sehr viele unterschiedliche Gastreferenten und Gastreferentinnen verfügt und so den passenden Referenten empfehlen kann. Dem Veranstalter verspricht sie eine immense Auswahl an Rednern, die unter Umständen exklusiv über diese Redneragentur zu buchen sind. So ist auch bei Krankheit eines Redners einfach für Ersatz gesorgt. Vermittlungsagenturen haben deswegen selbstverständlich ihre Berechtigung, weil sie etliche Gastredner*innen (passend zu sehr vielen Themen) im Angebot haben. Wenn Sie Prominente als Speaker*innen wünschen, werden sie eine Agentur in jedem Fall benötigen, doch die meisten Gastredner*innen bieten eine eigene Internetseite: auch dort sind sie einfach anzufragen. Jedoch wird das Engagement durch eine Agentur teurer, vor allem aufgrund ihrer Provision.
13. Das gewählte Thema - es existiert eine enorme BandbreiteViele Anbieter konzentrieren sich auf ein spezielles Thema. Diese sollte natürlich zu dem eigenen Event passen. Wenn Ihr Keynote-Speaker das Publikum inspirieren und motivieren soll, ist es wichtig, dass seine Vorträge sowohl Relevanz besitzen als auch stilistisch in den Kontext der Veranstaltung passen. Es gibt darüber hinaus auch Redner, die sich besonders schnell in neue Themen einarbeiten und dies dann auch kommunizieren. So ein Gastredner ist sicherlich eine gute Wahl, falls es um besondere Themen geht.

Gute Argumente, welche für einen Gastreferenten oder eine Gastreferentin auf einer Veranstaltung sprechen

Wenn ausgezeichnete Keynote-Speaker auf die Bühne treten, wird jedes Event ein bisschen erfolgreicher. Ein Gastreferent ist sowohl auf einer Fachtagung als auch bei einer Produktvorstellung oder einem Betriebsevent die passende Entscheidung. Die Zielstellung besteht schließlich im gelungenen Ansprechen des Publikums und der Erreichung der vollständigen Aufmerksamkeit über den gesamten Vortrag hinweg. Es lässt sich nur Interesse für die Botschaft der Veranstaltung oder das neue Produkt erzeugen, wenn das Publikum dem Vortrag gerne folgt.

Diese Pluspunkte bringt ein Gastreferent gegenüber einem hausinternen Referenten mit

Ein interner Vortragsredner ist in die entsprechende Thematik beim eigenen Unternehmen und die eigene Firma selbst gewiss optimal involviert. Ein Tunnelblick ist hier leider oftmals erkennbar und dies kann einen negativen Effekt auf die Präsentation nehmen. Einem professionellen Redner ist es dagegen möglich aufgrund seiner Expertise und langjährigen Erfahrung auch besondere Themen sowie Trends in seine Rede einzubauen und über den „Tellerrand zu blicken“. Auch im Hinblick auf freies Sprechen ist ein professioneller Keynote-Speaker im Vorteil. Von ihm geht ebenso eine Motivation der Zuhörer durch präzise und interessante Inhalte aus. Seine Worte fesseln das Publikum ebenso wie sein Tonfall, Mimik und Gestik. Kein Zuhörer kann sich seinem Vortrag entziehen. Es gibt Themenbereiche, welche ungeübte Referenten nur sehr trocken vortragen können, doch auch hier kann man sich auf sein Können verlassen. Er sorgt für Begeisterung und Spannung. Er setzt Impulse. Ein professioneller Redner gewinnt nicht nur die Aufmerksamkeit der Zuhörer, sondern er hält diese über den gesamten Vortrag hinweg aufrecht. Mit Abwechslung und seiner Art sorgt er für einen lebendigen Vortrag.

Externer Redner - so kann man ihn einsetzen

Ob Eröffnung, Hauptteil oder Ausklang einer Veranstaltung - der externe Keynote-Speaker bringt für jeden Teil der Veranstaltung die passende Qualifikation mit. Engagiert man insbesondere einen berühmten Gastreferenten, wirkt dieser nicht selten als Publikumsmagnet, der das Image der Veranstaltung aufwertet. An einen derartigen Event werden die Gäste noch lange Zeit zurückdenken.

Wie man den idealen Keynote-Speaker findet

Wichtig für die Auswahl eines Vortragsredners ist, die Veranstaltung sowie den Kreis der Gäste zu beachten. Es wird empfohlen, den Keynote-Speaker auswählen, welcher prinzipiell mit dem Themengebiet vertraut ist und des Weiteren die Zielsetzung der Veranstaltung mit seinem Auftritt unterstützen kann.